Blog

Springtij Forum 2020

Een ‘coronaproof’ congres organiseren? Het kan! Springtij Forum 2020

Eind september – er waren wel al de nodige restricties maar er was nog geen ‘echte’ lockdown – organiseerden we op Terschelling het Springtij Forum, een inmiddels landelijk bekend duurzaamheids congres. Dat was, gezien alle beperkingen en regels,  een enorme uitdaging, maar het is gelukt!

 Over één ding waren we het als organisatie roerend eens: we gingen uit van het principe ‘wat kan er wel’ in plaats van ‘wat kan er niet’. Zouden we voor de laatste benadering hebben gekozen, dan was de moed ons al snel in de schoenen gezakt. Op deze manier bleven we  positief, maar ook reëel, en stelden we onszelf de vraag: als je een evenement organiseert, en deze regels zijn er, hoe moet je het dan aanvliegen om het op een verantwoorde manier te organiseren.

Covid-plan
Dat was op dat moment nog onontgonnen terrein, en dus zijn we maar gewoon begonnen met het schrijven van een Covid-plan. De eerste versie werd al snel afgekeurd, maar we hadden nu wel een basisplan dat we verder konden ontwikkelen. En zo kwam er uiteindelijk een Covid-plan 3.0 dat wél werd goedgekeurd. En dus mochten we, in coronatijd, een congres voor 500 personen organiseren. Heel bijzonder, en uniek in Nederland.

Uitgangspunten
We hanteerden een viertal uitgangspunten. 1. Het is een buitenevenement, want buiten vinden er, dat weten we, vrijwel geen besmettingen plaats. 2. We houden het buiten de dorpskernen zodat er geen kruisende bezoekersstromen zijn met andere mensen op het eiland. 3. We zorgen ervoor dat er per keer niet meer dan 250 mensen op een buitenlocatie zijn (en 60 op sublocaties binnen en buiten). 4. Iedereen verplaatst zich individueel en moet dus zelf zijn weg vinden.

Contact
Met die uitgangspunten zijn we aan de slag gegaan. Maar hoe goed je het logistiek ook organiseert en regelt, er bleef een ongelooflijk lastige vraag over: hoe blijft het leuk (en interessant) voor iedereen als je onderling voortdurend op 1,5 meter moet blijven? Want hoe kun je netwerken als je niet te dicht in elkaars buurt mag komen? Hoe kun je ongedwongen contact maken met elkaar? En ook: hoe krijg je toch een echte eilandsfeer? Dat was voor ons als de organisatie een tweede grote uitdaging.

Buitenlocatie
Uiteindelijk zijn we daarin geslaagd door de locaties ‘hybride’ te maken. Dat wil zeggen: we maakten gebruik van tenten die aan drie zijden open waren, met de omgeving als decor. Daardoor was er voor de wet sprake van een buitenlocatie. En nog een voordeel: het eiland is als achtergrond vele malen mooier dan de muren van een hotelzaal. Daarnaast hebben we bij de catering gekeken hoe je op een ludieke manier toch onderling contact kon maken en elkaar kon ontmoeten. We hebben tafels gemaakt waar mensen – volgens de regels – twee aan twee zaten, met op anderhalve meter weer twee mensen. Op die manier kon je prima met z’n vieren een kruisgesprek houden en dus ook prima netwerken.

Aardappelen
De eerste avond kozen we voor het diner expliciet een duurzaamheids thema. Momenteel is de aardappel het grootste verspillings product. Omdat de horeca beperkt open (en inmiddels zelfs helemaal dicht) is, is er een enorm aardappeloverschot. Tijdens het meergangen diner werd de aardappel op diverse originele manieren geserveerd, tot zelf het dessert aan toe. Dat sloeg ontzettend goed aan bij de mensen.

Zuidwester
De avond erna zijn we uitgegaan van typisch eilander specialiteiten, zoals verschillende soorten vis, die je prima kunt eten met je handen. Daarbij werd iedereen bediend door mensen in gele regenjassen met een zuidwester op, die met kruiwagens vol met mosselen tussen de stoelen doorliepen. Heel ludiek en heel erg lekker!

Lovend
Het hele concept werd na afloop zeer hoog gewaardeerd door de deelnemers, met lovende kritieken van o.a. een drietal aanwezige RIVM-medewerkers en Helga van Leur. We kunnen dan ook terugkijken op een uiterst geslaagd congres, ondanks (of misschien zelfs wel mede dankzij) alle beperkingen.

Kennis
Als organisatie hebben we er ontzettend veel werk in gestoken om het op deze manier het Springtij Forum te kunnen en te mogen organiseren. Het grote voordeel daarvan is dat we op die manier enorm veel knowhow hebben opgedaan hoe je een evenement coronaproof kunt organiseren. Kennis die we ook voor het aankomende jaar kunnen gebruiken. Want laten we maar vanuit gaan dat het nog we even gaat duren voordat we terug kunnen naar het oude normaal.

 

Snel antwoord op uw vraag?? Whatsapp Sailing Dutchman op 0620480158

Maak een afspraak om uw wensen te bespreken

Sailing Dutchman heeft jarenlange ervaring in het organiseren van zakelijke events op en rond het water in de sneeuw of op het ijs. We houden van een persoonlijke benadering en komen graag langs om uw plannen te bespreken.

  • Coronaproof
  • Op een leuke manier werken aan een vitaler bedrijf
  • Wij helpen u bij het gedeeltelijk of geheel belasting aftrekbaar te maken van uw event of incentive
  • Voor events met blijvende impact

Afspraak maken? Wij komen graag langs

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.