Blog

Waarom zou je het wiel uitvinden?

Veel bedrijven denken dat ze goedkoper uit zijn wanneer ze hun incentive of personeelsreis zelf regelen. Privé regel je je vakantie immers ook, dus waarom zou je voor een bedrijfsuitje evenementenbureau inschakelen? Dat kost alleen maar geld, toch? Ja, op het eerste gezicht is dat natuurlijk zo. Een hotel boeken en het vervoer ernaartoe regelen kan iedereen. Maar een bedrijfsuitje is heel wat anders dan een privé vakantie. Bij een bedrijfsuitje zit het meeste werk – en dat realiseren mensen zich vaak niet – in de voorbereiding, niet in de uitvoering. En iedereen die tijdens werktijd bezig is met het bedenken, plannen en regelen van een bedrijfsuitje, kan op dat moment niet voor een klant aan het werk.

Geen ervaring
Iedereen snapt dat je, als je iets voor het eerst aan het uitzoeken bent, vele malen langer bezig dan een bedrijfsreizen specialist die de hele dag niets anders doet. Waar te beginnen, wat komt er allemaal bij kijken, welke bijzonderheden kun je verwachten? Als je er geen ervaring mee hebt, heb je geen idee. Dat kost die medewerkers dus tijd, veel tijd. Uren die niet tegen de normale uurvergoeding kunnen worden gefactureerd bij de klant.

Kapitaalvernietiging
Bovendien gaat het meestal niet om één of twee personen die het uitje moeten regelen, maar worden in een bedrijf groepjes van twee tot soms wel zes mensen bij elkaar gezet als een soort taskforce. Als je terugrekent wat dat kost: zes man die tijdens werktijd overleggen, bellen, mailen om alles uit te zoeken, dan schrik je je rot. Daar komt bij dat ze op hun beurt – omdat ze overal offertes opvragen – andere bedrijven aan het werk zetten, waarbij je op voorhand al weet dat de meesten af zullen vallen. Dan kun je maar één conclusie trekken: het is pure kapitaalvernietiging, en dat is gewoon zonde.

Transparant
Hoe het ook kan? Gewoon een heldere vraag neerleggen bij een evenementenbureau dat voor jou een en ander gaat uitzoeken en vervolgens diverse opties biedt. Uiteindelijk ligt er dan een goed doordacht, reëel en haalbaar voorstel waar je wat mee kunt. En als je het ook nog eens laat doen op basis van open calculatie, dan maakt het helemaal niet meer uit. Je krijgt dan immers heel gewoon transparant inzicht in alle prijzen zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Kostenbesparing
Er zijn nog meer voordelen trouwens. Zo krijg je tijdens je reis begeleiding van ervaren mensen, zodat je ter plekke niet voor verrassingen komt te staan. En zijn er onverwachte zaken dan lost het bureau het op, en hoef jij er niet zelf mee aan de slag. Daarnaast laten wij van Sailing Dutchman graag zien wat er allemaal in de WKR mogelijk is. Als je over driekwart van de totale kosten geen 80% naheffing krijgt, kun je je voorstellen wat voor enorme kostenbesparing dat oplevert. Daarmee heb je een externe partij al snel driedubbel en dwars terugverdiend. Echt, ik kan het niet vaak genoeg zeggen: stop met dingen doen waar je niet goed in bent, laat dat aan anderen over. Dan kun jij gewoon doorgaan met geld verdienen door te doen waar je wel goed in bent.

Adviesbureau
Gelukkig begint dit besef ook steeds meer door te dringen in het bedrijfsleven. Zo sprak ik laatst een klant die eerst zelf aan de slag was gegaan. Hij had nota bene zelf een adviesbureau, en trok al snel de conclusie dat hij niet handig bezig was. “Zit ik hier met zes man het wiel uit te vinden, wat kost dit wel niet!” Hij had de rekensom snel gemaakt en begreep dat hij het uitzoekwerk beter bij iemand anders neer kon leggen. “Zoek het voor ons uit, dan gaan wij weer ons eigen werk doen. Wij zijn een adviesbureau en adviseren anderen om zo efficiënt mogelijk te werken. Dan moeten we dat zelf natuurlijk ook doen.” Hij had groot gelijk. Ik had het hem niet beter uit kunnen leggen.

Ilmar Wessels

Entrepeneur @Sailing Dutchman Events